Cum sa fii un Lider ocupat fara sa faci NIMIC...

Povara obsesiei de a fi ocupat este văzută printre noi ca o emblemă a importanţei. La întâlniri, conducătorii sunt introduşi deseori prin cuvinte de mulţumire pentru că „şi-au luat timp din programul foarte încărcat al dumnealor…” Din câte ştiu, nici un lider nu a negat vreodată că ar fi ocupat. Acceptăm omagiul chiar şi atunci când ar fi mai etic să-l refuzăm. În ce mă priveşte, niciodată nu am contestat o asemenea recunoaştere.Cultura liderului modern sugerează că eşti obligat să-ţi cultivi reputaţia de a fi ocupat. Un fost coleg m-a sfătuit că, pentru a realiza aceasta, trebuie neapărat să porţi o servietă şi să mergi repede.
Şi totuşi, adevărata chestiune este dacă liderul duce sau nu lucrurile la bun sfârşit. E relativ uşor să fii ocupat – şi, pentru cei mai mulţi dintre noi, cu cât mai puţine lucruri finalizezi, cu atât vei fi mai ocupat.Restul acestui articol aruncă o privire la fundamentele organizatorice necesare pentru a duce lucrurile la bun sfârşit. Dacă tot ceea ce-ţi doreşti este să fii, sau să arăţi ocupat tot timpul, atunci acest articol îţi va folosi – dar scopul său real este să se ocupe de ducerea lucrurilor la bun sfârşit. Pe măsură ce-ţi croieşti drum prin acest articol, fii atent la ocazionalele încercări de ironie.
Să începem prin a lămuri că eficienţa izvorăşte din organizarea cu intenţie a timpului, a sinelui, a spaţiului şi a materiei.Ignorând oricare din aceste patru componente, vei putea sta ocupat fără să realizezi mare lucru. La urma urmei, trebuie să ne amintim că „Munca este cel mai măreţ lucru de pe lume, aşa că mereu ar trebui să păstrăm câte ceva din ea pentru ziua de mâine.” Ameninţările la adresa obsesiei de a fi ocupat pur şi simplu vin în primul rând din partea oricărui efort susţinut de a prelua controlul asupra timpului, propriei persoane, spaţiului şi materialelor. Poate că ar merita să examinăm fiecare din aceste ameninţări mai îndeaproape.
Organizarea timpuluiMarelui poet indian Rabindranath Tagore îi făcea plăcere să spună publicului povestea cântăreţului din sitar care a venit pe scenă pentru a susţine un concert. După o bucată bună de timp, maestrul de ceremonii anunţă finalul concertului. Îngrozit, muzicianul exclamă: „Am pierdut ocazia. Mi-am folosit timpul acordând instrumentul şi cântecul pentru care venisem a rămas necântat.”Poziţiile de conducere sunt locuri în care se intersectează organizatoric informaţia, consultarea, deciziile şi comunicarea. În consecinţă, există o tendinţă covârşitoare – o puteţi numi absorbire dacă vreţi – ca liderul să devină victima agendelor, intereselor şi aşteptărilor altora.
Tehnologia modernă oferă nenumărate posibilităţi de a rămâne ocupat şi ineficient. Înscrie-te pe internet la o listă de ştiri de ultimă oră, deschide programul de mesagerie instantanee pentru a primi mesaje de la prieteni, fă-ţi public numărul de mobil, răspunde oricărui apel imediat ce-l primeşti şi ţine-ţi uşa biroului larg deschisă, aşa încât orice trecător să se simtă binevenit şi să te perceapă ca fiind foarte accesibil şi orientat către oameni. În acest fel îţi vei crea imaginea bărbatului sau femeii momentului, dar, în final, s-ar putea să nu te alegi cu mai mult.Simţământul covârşitor al obsesiei de a fi ocupat se diminuează în mod cert când îţi dai osteneala să păstrezi o agendă. Pentru a fi de folos în îndeplinirea lucrului, o agendă ar trebui să-ţi permită să vizualizezi, cel puţin pe o lună deodată, programarea tuturor întâlnirilor, termenelor limită, sarcinilor. Agenda pentru informaţii trebuie să fie portabilă şi la îndemână.
Dar dacă scopul real este doar acela de a fi ocupaţi, ar trebui să păstrezi agende în mai multe forme: o formă scrisă de mână, o versiune de computer şi una descărcată pe palmtop (PDA). În felul acesta vei fi nevoit să petreci o mulţime de timp ca să-ţi dai seama care dintre ele are cea mai precisă, la zi informaţie şi care trebuie actualizată şi din care dintre multiplele surse. Cu puţin exerciţiu, numai această treabă se poate apropia de o slujbă cu jumătate de normă.
O persoană care nu înţelege importanţa obsesiei de a fi ocupat va fi precaut în programarea lucrurilor în agendă. Sarcinile mari sunt împărţite într-o serie de paşi succesivi. Sarcinile care necesită gândire intensă şi concentrare sunt programate la cele mai productive ore ale zilei. Intervale de timp liber sunt incluse în program. Sarcinile de rutină, cum ar fi plata facturilor sau efectuarea socotelilor financiare sunt programate la intervale regulate de timp în cursul lunii. Treburile de făcut în afara biroului sau locuinţei vor fi grupate astfel încât să rezolvi mai multe la un singur drum.Din nefericire, persoana care îşi dă toata osteneala ca să păstreze un calendar aşa cum se cuvine nu va experimenta fiorul adrenalinei. Probabil că el sau ea nu va avea rezervări suprapuse, conflicte de programare sau nu i se va aminti deodată de un termen limită iminent. Astfel de oameni îşi vor face treburile zilnice într-un ritm cumpănit. Oamenii ocupaţi, pe de altă parte, se învârt vârtos din zori şi până-n seară şi ţopăie frenetic în repetate rânduri de la un capăt la altul al zilei. Proasta organizare a timpului se maschează facil cu obsesia de a avea activitate.
Când înveţi să-ţi placă obsesia de a fi ocupat, de-abia aştepţi următorul telefon, email sau SMS. Cei care încă nu realizează valoarea faptului de a părea mereu ocupaţi impun o disciplină severă modului în care răspund telefoanelor şi emailurilor. Doar pentru că telefonul sună nu înseamnă că el e mai important decât treaba pe care o faci în acel moment. Desigur, dacă ai misiunea de a răspunde la telefon, ai face bine să răspunzi încă de la primul semnal.Persoanele care fac duc lucrurile la capăt folosesc cu înţelepciune mesageria vocală – pun întrebarea, lasă informaţia, rezumă scopul apelului şi arată care este timpul cel mai potrivit pentru ca cealaltă persoană să sune, în cazul în care este necesară continuarea conversaţiei. O secretară bună (dacă eşti destul de norocos ca pastor să ai una) care filtrează apelurile poate să jefuiască frenezia activităţii zilnice. Jocul cu apelurile nereuşite este pentru persoanele cărora le place să se simtă copleşiţi cu treburi mereu pe jumătate terminate.
Organizarea propriei persoane
A pune semnul echivalenţei între obsesia de a fi ocupat şi importanţa reală este o înşelătorie. Şi mai important, este o înşelătorie în general nedisputată în epoca noastră fascinată mai degrabă de imaginea succesului decât de esenţa lui. Cea mai dificilă disciplină într-un rol de conducere, în special spirituală, este rezervarea timpului personal pentru dezvoltare şi meditaţie. Tentaţia e să fii vizibil, disponibil şi indispensabil – zugrăvind astfel o viaţă de mare sacrificiu. Imaginea de persoană foarte ocupată este o spoială foarte subţire în conducerea spirituală. Mai devreme sau mai târziu descoperi că esenţa vieţii publice se dezvoltă din ceea ce se întâmplă în viaţa particulară a conducătorului.
Gordon MacDonald a descoperit câteva detalii inginereşti într-o carte veche despre uriaşa construcţia subterană care susţine Podul Brooklyn. Ulterior, MacGordon a notat aceste observaţii în jurnalul său personal: „Podul Brooklyn rămâne o arteră principală de transport în oraşul New York astăzi deoarece, cu 135 de ani în urmă, inginerul şef şi echipa lui de construcţie au consacrat cele mai perseverente şi mai îndrăzneţe eforturi ale lor acolo unde nimeni nu le putea vedea: la baza pilonilor dedesubtul suprafeţei de apă. Este încă o ilustraţie a unui principiu veşnic al conducerii: munca făcută sub apă (în sufletul conducătorului) [este cea care] hotărăşte dacă el sau ea va rezista sau nu probei timpului şi provocărilor. Munca aceasta se cheamă închinare, devoţiune, disciplină spirituală. Se face în tăcere, acolo unde nimeni nu vede, decât Dumnezeu.”
„Astăzi se pune mare accent pe elemente ale conducerii precum viziune, strategie de organizare şi ‘simţul pieţei’ în cadrul mesajului cuiva – lucruri care toate sunt excelente (aş fi vrut să fi auzit de ele pe când eram tânăr). Dar dacă totul se rezumă la ce se află deasupra apei, suntem pe cale de a fi martorii unui prăbuşiri a conducerii pe toate nivelele în următorii ani. Este posibil ca lideri dăruiţi cu abilităţi înnăscute remarcabile şi cu farmec personal să fie predispuşi la colaps în ce priveşte caracterul, relaţiile lor fundamentale, centrul credinţei lor, din cauză că n-au învăţat faptul că nu poţi (sau n-ar trebui, în orice caz) să clădeşti deasupra apei până când nu ai o bază solidă sub ea.”
Un alt avantaj în a sta ocupat este că aceasta poate părea atât de asemănător cu ceea ce se întâmpla în viaţa lui Hristos. Isus Însuşi a fost un om ocupat şi un om de acţiune. Uneori era aşa de ocupat încât nu avea timp nici să mănânce. „Isus le-a zis: ‘Veniţi singuri la o parte, într-un loc pustiu, şi odihniţi-vă puţin.’ Căci erau mulţi care veneau şi se duceau, şi ei n-aveau vreme nici să mănânce.” (Marcu 6,31, CNS).A duce lucrurile la bun sfârşit necesită existenţa unor perioade de odihnă şi refacere a sufletului. Lucru evident din propria Sa viaţă, Isus a văzut viaţa activă combinată cu odihnă, închinare şi meditaţie.Aşadar, întreaga chestiune se reduce în cele din urmă la întrebarea: Cât de mult din fiecare? Care sunt proporţiile recomandate de îndatoriri, devoţiune şi relaxare în viaţa unui conducător spiritual? Trebuie să admit că nu deţin răspunsul – cel puţin nu unul gen formulă care să prescrie o oră din aceasta şi cinci din cealaltă sau viceversa. S-ar putea să fie mai mult o chestiune de efecte decât una de timp.
Mai mult încă, am mai putea spune că dacă viaţa ta este chinuită de griji, frustrare, critici şi dorinţa de a controla pe altcineva, atunci îi lipseşte ingredientul indispensabil. Relaţia ta cu Dumnezeu a fost strivită şi stoarsă atât de mult încât nu mai lansează umilinţă în comportament şi răbdare în spirit. Ştii când ai avut suficient timp devoţional personal, nu trebuie să-l măsori cu ceasul. O relaţie cu Isus Hristos cere timp, dar nu timpul este ingredientul său esenţial. Aici este punctul în care multe persoane sincere pot eşua – să se încreadă mai mult în timp decât în Domnul.
Organizarea spaţiuluiA duce lucrurile la bun sfârşit necesită în general un loc de muncă specific, amenajat potrivit acestui scop. Luminozitate adecvată, scaun confortabil, suprafaţa biroului lipsită de dezordine şi elemente distractive şi, pe cât posibil, fără zgomote – lucrurile acestea sunt importante pentru spaţiul de lucru al unui conducător.Trebuie amintit că idea sarcinilor multiple simultane – că poţi analiza rapoartele şi scrie predicile pe fond muzical de la radio sau CD player – este o modalitate foarte utilă de a te ţine ocupat fără a fi eficient.
Contrar opiniei populare, ducerea lucrurilor la bun sfârşit are puţin de-a face cu mărimea biroului sau cu preţul mobilierului. Un spaţiu restrâns, bine organizat este mult mai favorabil muncii decât o încăpere mare în care uneltele de lucru sunt împrăştiate peste tot în jur. Obsesia de a fi ocupat poate domina orice încăpere, indiferent de mărime sau de măreţia mobilei şi echipamentului din dotare.Cei mai mulţi vor descoperi că lucrul la domiciliu are mai multe prilejuri pentru exercitarea obsesiei de a fi ocupat decât lucrul într-un birou. În majoritatea cazurilor, locuinţa prezintă mai multe opţiuni, atunci când vine vorba de spaţiul de lucru. În dimineaţa asta pot să lecturez aşezat pe sofa, mai târziu putându-mă muta în camera de joacă. În după-amiaza asta pot să-mi desfăşor documentele şi să fac planuri la masa din sufragerie. Spre seară voi sta mai mult pe verandă şi voi da acele telefoane pe care n-am reuşit să le dau săptămâna trecută. Dar unde mi-oi fi lăsat ochelarii? Ce s-a întâmplat cu pixul? A văzut cineva bucata aceea de hârtie pe care scrisesem numerele de telefon ale celor pe care trebuia să-i sun? Am o viaţă aşa de ocupată!
Organizarea materialelorCorespondenţă nesolicitată, corespondenţă clasică, scrisori electronice, formulare, dosare şi faxuri! Nu e timp să le prelucrezi pe toate. Materialele se îngrămădesc – un adevărat semn al obsesiei de a fi ocupat. Este o greşeală gravă, în cazul celor ce-şi permit luxul de a avea unul sau doi asistenţi, să permiţi oricui să selecteze, să sorteze şi să ordoneze după priorităţi fluxul de documente aflate pe biroul conducătorului.Doar fixează stiva, nu curăţa biroul. La urma urmei, un birou curat bate la ochi – s-ar putea să nu fii chiar atât de ocupat şi poate nu chiar aşa de important în structura de comandă.Einstein avea dreptate. „Nu se întâmplă nimic până nu se mişcă ceva.” Aparent, Einstein a aplicat acest principiu unei teorii complexe în domeniul fizicii. Însă, geniu fiind, cu siguranţă a observat că principiul se aplică şi teancurilor de hârţoage aflate pe biroul obişnuit.
„Apucă materialul odată şi fă-l să meargă” este o mantra în management pentru linia de montaj a produselor. Aceeaşi idee a fost importată în biroul şefului de aceia care cred că treaba lor este să ducă lucrurile la bun sfârşit. Sunt aceiaşi oameni care au coşuri de gunoi de mărime egală cu dulapurile pentru dosare. Ei pretind chiar că un sistem bun de clasificare eliberează multă memorie de stocare în softul mental al cuiva. O investiţie făcută într-un dulap pentru dosare poate fi o investiţie bună, un alt simbol al succesului – dar să nu-ţi baţi capul cu organizarea mapelor şi etichetarea dosarelor. Astfel vei fi mereu ocupat să cauţi informaţia aceea citită recent, dar de care n-ai ştiut că ai nevoie până în acest moment.
O mare parte din viaţa de conducător o constituie întâlnirile de lucru. O agendă plină de întâlniri este o bună modalitate de a te ţine ocupat. Participarea la numeroase comitete este un indiciu al valorii cuiva, iar dacă te pricepi, 99% din timp nu ţi se va cere să faci nimic. Unul dintre prietenii mei pretinde că procentajul real este 99,1%. Dar mă îndoiesc de acurateţea cercetării sale. Mai exagerează de asemenea şi în ce priveşte inteligenţa nepoţilor lui. Aşa că n-am vrut să risc şi am folosit o cifră mult mai moderată.Fii în gardă totuşi, la acele întâlniri pentru care ai primit o agendă înainte, la care participă puţini şi unde prezidentul defineşte succesul ca „decizii de acţiune şi repartizarea sarcinilor”. O asemenea întâlnire ar putea duce lucrurile la bun sfârşit! Modalitatea de a ieşi din astfel de situaţii este aceea de a propune adăugarea unui număr mai mare de membri comitetului şi de a analiza mai pe larg planului aflat în discuţie. A lua o decizie în cadrul unei întâlniri poate fi o chestiune foarte riscantă. Dacă ceva trebuie făcut, cel mai sigur lucru este să recomanzi ca un alt grup să studieze rezultatul.
Pe scurtDacă ai citit până aici, trebuie că nu eşti chiar atât de ocupat. Probabil că grija ta este să duci lucrurile la bun sfârşit şi ţi se pare că niciodată nu realizezi suficient de mult în rolul tău actual de conducere. Poate că îţi organizezi destul de bine timpul, persoana ta, spaţiul şi materialele şi totuşi se pare că încă nu reuşeşti să finalizezi totul. Dacă aceasta este situaţia, se poate ca acest articol să nu-ţi fie de mare folos, deoarece n-am nici cea mai mică idee cum ar putea cineva să realizeze tot ce i-ar plăcea să facă, sau chiar ce ar trebui să facă.
Totuşi, poţi găsi încurajare în cuvintele lui Charles Hummel: „Isus… nu a îndeplinit toate sarcinile urgente din Palestina sau toate lucrurile pe care I-ar fi plăcut să le facă, dar a îndeplinit lucrul pe care I l-a dat Dumnezeu să-l facă. Singura alternativă la frustrare este siguranţa că facem ceea ce Dumnezeu ne-a dat să facem. … Atunci şi doar atunci ne putem gândi cu seninătate la toate celelalte treburi neterminate, lăsându-le pe seama lui Dumnezeu.”Vezi deci, mesajul crucial la care am căutat să ajung în acest scurt eseu este acela că a duce lucrurile la capăt şi a fi ocupat nu este totu… (Hopa, îmi sună celularul. Ar putea fi cineva important. Va trebui să termin mai târziu)...